Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę – porady

Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę – poradyTemat rozliczania wynagrodzeń dofinansowywanych w ramach działania 8.1 POIG wywołuje wiele pytań ze strony przedsiębiorców. Poprawne przedstawienie tego rodzaju wydatków we wnioskach o płatność wymaga dodatkowo (oprócz znajomości dokumentacji konkursowej) także orientacji w procedurach i dokumentacji kadrowo – księgowej związanej z zatrudnianiem pracowników. Często dla osób rozpoczynających „przygodę” z rozliczaniem projektu te kwestie są obce – w związku z czym wiele wątpliwości nie dotyczy problemów stricte „dotacyjnych”, a bardziej znalezienia i wyboru w dokumentach kadrowych danych potrzebnych do wniosku o płatność.

Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę – porady


W związku z tym, opierając się na powtarzających się pytaniach i indywidualnych doświadczeniach doradców rozliczających projekty w ramach działania 8.1 POIG (a także działania 8.2 POIG w czasach kiedy do jego wydatków kwalifikowalnych zaliczały się wynagrodzenia), przygotowaliśmy zestaw porad wspierających proces rozliczania wynagrodzeń projektowych. Łączą one wiedzę „dotacyjną” z podstawami kadrowo – księgowymi i mają charakter nawigacyjny – przy ocenie indywidualnego wniosku o płatność zawsze może się pojawić konieczność dodatkowych wyjaśnień. Jednocześnie w poradach staraliśmy się ująć możliwie najszerszy zakres informacji i dokumentów, co nie oznacza, że w przypadku każdego projektu RIF musi ich wymagać – czasem wystarczające mogą okazać się bardziej ograniczone dane.

Potrzebne dokumenty*:

i) Umowa o pracę (aneks)
ii) Deklaracja ZUS DRA
iii) Potwierdzenie zapłaty kwot z deklaracji ZUS DRA

(1) ubezpieczenie społeczne
(2) ubezpieczenie zdrowotne
(3) Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

iv) Raport miesięczny ZUS RCA (za pracownika projektu)
v) Deklaracja miesięczna PIT-4vi) Potwierdzenie zapłaty podatku PIT
vii) Lista płac
viii) Potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia

Wskazówki do prawidłowego przygotowania dokumentów:

i) Umowa o pracę (aneks)

(1) Okres trwania umowy powinien być spójny z czasem zatrudnienia w HRF
(2) Nazwa stanowiska powinna być spójna z nazwą stanowiska w HRF
(3) Wymiar etatu powinien być spójny z HRF
(4) Zakres obowiązków w umowie powinien być spójny z opisem stanowiska we Wniosku o dofinansowanie.
(5) Zawarcie w umowie określenia projektu i informacji o współfinansowaniu np.:

„Stanowisko: (nazwa stanowiska)
W ramach projektu (tytuł projektu) nr (nr projektu) współfinansowanego ze środków EFRR w ramach działania 8.1 PO IG”

(6) Oznaczenie promocyjne umowy o pracę (przykład):

Oznaczenie promocyjne umowy o pracę

Źródło: „Zintegrowany poradnika na temat prowadzenia i rozliczania projektów w działaniach 8.1 i 8.2 POIG”

(7) W przypadku współfinansowania zatrudnienia dotychczasowych pracowników, potrzebny jest aneks uwzględniający zatrudnienie w projekcie. Aneks powinien uwzględniać analogiczne elementy dotyczące projektu jak w umowie.
(8) Jeśli pracownik ma wykonywać nie tylko zadania związane z projektem, należy wyodrębnić zaangażowanie etatowe w projekt.

ii) Deklaracja ZUS DRA powinna dotyczyć każdego miesiąca zatrudnienia w projekcie. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje w ramach projektu od 1 kwietnia 2012, to pierwszą deklaracją potrzebną do rozliczenia jest deklaracja nr 04/2012 (obejmująca ZUS od wynagrodzeń za kwiecień).

iii) Potwierdzenie zapłaty składek ZUS (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty składek) powinno zawierać kwoty zgodne z kwotami na deklaracji. Całość uregulowanego zobowiązania względem ZUS potwierdza, że uregulowano składki za pracownika projektu – ZUS za całe przedsiębiorstwo jest płacony łącznie. Jeśli między wartością przelewów a kwotami z deklaracji jest różnica (np.: wynikająca z odsetek), to należy wyjaśnić różnicę przy wnioskowaniu o płatność. Składki ZUS od wynagrodzenia za pracę w danym miesiącu są wypłacone w miesiącu następnym, czyli przykładowo: wynagrodzenie za maj 2012(wypłacone 31 maja), składki ZUS 15 czerwca (opłacenie deklaracji nr 05/2012). Znaczne opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia (np. zapłacenie 13 czerwca za pracę w maju) powoduje, że składki od wynagrodzenia należnego za maj są opłacone w lipcu i ujęte na deklaracji nr 06/2012.

iv) Raport ZUS RCA potwierdza indywidualne kwoty składek ZUS dla danego pracownika. Dla uzyskania kwoty wydatków kwalifikowalnych (do punktu 11 wniosku o płatność) sumuje się kwoty indywidualnych składek (z ZUS RCA) z wynagrodzeniem pracownika i kwotą podatku dochodowego.

v) Deklaracja PIT – 4 wskazuje comiesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Deklarację dołączamy, jeśli firma ją sporządza (nie ma takiego obowiązku).

vi) Potwierdzenie zapłaty (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty) powinno zawierać kwotę zgodną z deklaracją PIT-4, w przypadku różnić należy we wniosku o płatność wyjaśnić z czego wynikają (np. odsetek za nieterminową wpłatę). Terminy zapłaty podatku – analogicznie jak w przypadku terminów zapłaty ZUS, tj. podatek od wynagrodzenia za kwiecień (wypłaconego w kwietniu) jest ujęty na deklaracji kwietniowej płaconej do 20 maja.

vii) Lista płac za dany miesiąc jest podstawowym dokumentem do rozliczenia wynagrodzenia płatnego na podstawie umowy o pracę. Listę płac umieszczamy w pkt 11 wniosku o płatność np.: lista płac (imię i nazwisko pracownika projektu) kwiecień 2012. Jeśli druk listy wskazuje miejsca na podpisy uprawnionych osób – powinny być wypełnione.

viii) Potwierdzenie zapłaty (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty wynagrodzenia) powinno być zgodne kwotowo z pozycją „do wypłaty” na liście płac. Na potwierdzeniu zapłaty powinny być prawidłowo wskazane dane odbiorcy (zgodnie z umową o pracę) oraz określenie przedmiotu zapłaty np.: „wynagrodzenie maj 2012”.

Dokumenty dołączamy we wniosku o płatność w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem (także w przypadku wydruków z systemu np.: bankowego).

Ujęcie we wniosku o płatność

W pkt 11 wniosku o płatność przedstawiamy dokumenty potwierdzające wynagrodzenie za rozliczane miesiące. Ze względu na składki ZUS i podatek dochodowy komplet dokumentów potwierdzających wynagrodzenie za dany miesiąc mamy w 2 połowie miesiąca następnego. W trakcie realizacji projektu nie stanowi to dużego problemu – termin złożenia wniosku za dany etap to 30 dni po jego zakończeniu, stąd swobodnie można zgromadzić dokumenty. Natomiast wniosek końcowy (za ostatni etap) składa się najpóźniej w ostatnim dniu etapu (i projektu) – dlatego planując okres HRF należy uwzględnić czas potrzebny na rozliczenie wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Przykładowo, jeśli projekt trwa do 31.05.2012, a ostatnie wynagrodzenie dotyczy kwietnia, wszystkie potrzebne dokumenty można zgromadzić do 20.05.2012 (zapłata podatku).

  • Kolumny w pkt 11 wniosku należy wypełnić w następujący sposób:W kolumnie „data wystawienia dokumentu” – data listy płac.
  • W kolumnie „data zapłaty” – przelew wynagrodzenia + przelew ZUS + przelew PIT.
  • W kolumnie „kwota dokumentu brutto” – wartość całej listy.
  • W kolumnie „kwota dokumentu netto”– wartość całej listy (rozróżnienie brutto/netto dotyczy tylko VAT, a nie np.: wynagrodzenia brutto).
  • W kolumnie „wartość wydatków kwalifikowalnych” – wartość całej listy (w przypadku listy imiennej zawierającej tylko kwalifikowalne elementy wynagrodzenia). Przykładowo niekwalifikowalne dla Wnioskodawcy będą koszty wynagrodzenia opłacone przez ZUS (typu tzw. urlop tacierzyński).

W działaniu 8.1 POIG „kwalifikowalne są wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy” stąd dla uzyskania kwoty wydatków kwalifikowalnych sumujemy: wynagrodzenie brutto + ZUS pracodawcy + FP FGŚP

Pomocniczo (dla rozpoznania poszczególnych kwot na deklaracjach i liście płac) można się posłużyć kalkulatorami wynagrodzeń.

Pkt 11 dla wynagrodzenia (przykład):

nr dok. nr księgowy lub ewiden-
cyjny
data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi kwota dok. brutto kwota dok.netto kwota wydatków kwalifiko-
walnych
w tym VAT
Lista wynagro-
dzeń styczeń 2013 Jan Kowalski
PK/2013/01/23 2013.01.30 2013.01.30; 2013.02.15; 2013.02.20 Wynagro-
dzenie kierownika projektu za styczeń, umowa o pracę, pełny etat
4221,35 4221,35 4221,35 0,00

(1) Wynagrodzenie brutto – 3 500,00 PLN, w tym:

  • Netto (do wypłaty) – 2 505,34 PLN
  • ZUS - 479,85 PLN
  • Zdrowotne - 271,81 PLN
  • Zaliczka na podatek PIT - 243,00 PLN

(2) ZUS Pracodawcy - 632,10 PLN
(3) FP i FGŚP - 89,25 PLN

Kwota wydatków kwalifikowalnych = (1) + (2) +(3) = 3 500,00 + 632,10 + 89,25 = 4221.3

 --------------------------

*W indywidualnych przypadkach mogą być potrzebne dodatkowe dokumenty lub dokumenty innego rodzaju.

___ Wydrukuj
PODZIEL SIĘ:

Formularz zgłaszania uwag